Rotinas organizacionais e a influência dos antecedentes internos e externos na variedade sequencial

Abstract

Que fatores influenciam a variedade de sequências de tarefas componentes de rotinas organizacionais? Este estudo está focado em analisar como fatores antecedentes das execuções influenciam a variedade sequencial de rotinas organizacionais. Rotinas organizacionais conferem eficiência e coordenação aos processos organizacionais por meio da padronização e especialização das tarefas e de seus encadeamentos. A literatura suscita que altos níveis de variabilidade podem ser importantes para manter a flexibilidade nos processos organizacionais (Feldman e Pentland, 2003). A variedade sequencial é tida como a expressão mais fidedigna da diversidade de configurações das sequências de tarefas componentes de uma rotina organizacional. Este estudo propõe uma metodologia qualitativa de análise das fontes de variedade sequencial. Utiliza-se o quadro de referência proposto em Becker (2005b) que contempla os antecedentes complexidade da tarefa, interdependência da tarefa, pressão de tempo, incerteza pertencente à tarefa e mudança de agentes além de características e resultados. Para atingir este objetivo foram empreendidas duas observações em prontos-socorros de organizações paulistanas. A rotina organizacional de atendimento a pacientes em prontos- socorros é um processo relevante de ser estudado pois é principal forma de acesso dos pacientes a tratamentos nos dois hospitais analisados. Além disso, a rotina se mostra bastante eficiente e é caracterizada por atender padrões internacionais de qualidade de processo. Os dados foram sistematizados por uma análise de conteúdo adaptada ao estudo da variedade sequencial. Graças à essa análise foi possível identificar as fontes de variedade sequencial e discuti-las no contexto da literatura de rotinas organizacionais, foram identificadas quatro fontes principais: definição de prioridade ligada à pressão de tempo; necessidade de especialistas ligada à complexidade da tarefa; incremento de informações para diagnóstico e tratamento ligada à incerteza da tarefa; e, prolongar o tratamento ligada à incerteza e interdependência da tarefa. Não há evidências que a mudança de agentes influencia a variedade sequencial. Este estudo propõe que os antecedentes constituem dois grupos: antecedentes externos derivam de questões relativas à multiplicidade de condições dos pacientes como pressão de tempo e incerteza da tarefa. Antecedentes internos estão ligados à regras e recursos organizacionais como complexidade e a interdependência da tarefa.

Which factors influence the variety of task sequences of organizational routines? This study is focused on analyzing how antecedents influence sequential variety of organizational routines. Routines provide efficiency and coordination to organizational processes through standardization and specialization of tasks and their threads. Organizational routines literature postulates that high levels of variability may be important to maintain flexibility in organizational processes (Feldman and Pentland, 2003). Sequential variety is considered the most reliable expression of diversity in sequences of tasks configurations in an organizational routine. This study proposes a qualitative method of analysis of the sources of sequential variety. The framework of reference was proposed by Becker (2005b) and includes the antecedents task complexity, task interdependence, time pressure, uncertainty pertaining to the task and turnover of agents as well as characteristics and results of organizational routines. To achieve this goal two observations were performed in emergency rooms of health organizations chosen due to their performance. The organizational routine of care in emergency rooms is an important process to be studied because it is the main way of access to treatments in the two hospitals analyzed. Furthermore, the routine enhances efficiency and is characterized by meet international quality standards. The data were organized by a content analysis adapted to the study of sequential variety of organizational routines. Thanks to this analysis it was possible to analyze the sources sequential variety and discuss them in the context of the literature of organizational routines. Four main sources of sequential variety were identified: priority setting which is related to the time pressure; need for expertise linked to complexity of the task; increment of information for diagnosis and treatment that is related to the uncertainty of the task; and lasting of treatment linked to uncertainty and interdependence of the task. There is no evidence that turnover of agents influences the sequential variety. This study suggests that the antecedents identified as influential in the sequential variety could be seen as two groups. The external antecedents arising from issues related to the multiplicity of conditions of patients are time pressure and task uncertainty. Internal records are more attached to rules and organizational resources and include the complexity and interdependence of the task.