Uma análise sobre o desempenho de uma unidade de projetos compartilhada numa instituição financeira de grande porte

Abstract

Na realização deste trabalho foi utilizado o método de estudo de caso para estudar uma grande instituição financeira pública brasileira que decidiu substituir a estrutura organizacional funcional de projetos por outra que pudesse ser compartilhada por outras unidades organizacionais. Esta pesquisa analisa o desempenho desta unidade compartilhada de projetos, uma organização matricial de projetos, criada como um centro de serviços compartilhado. A concentração dos projetos neste centro buscou dentre os benefícios esperados em outros centros de serviço compartilhado a melhoria de desempenho dos projetos, quanto a maior pontualidade, melhor planejamento, controle dos atrasos e maior dedicação aos projetos. Porém não havia indicadores para verificação da melhoria após a implantação deste novo arranjo organizacional e, portanto, não era possível afirmar que seu desempenho havia melhorado conforme esperado. Foram então utilizados novos indicadores que permitiram efetuar o diagnóstico do desempenho dos projetos antes e depois da mudança organizacional. Para isto foram utilizadas as informações dos relatórios de acompanhamento do Escritório de Projetos do período de 2009 a 2013 para obtenção de indicadores de eficiência, eficácia e efetividade. Estes indicadores permitem afirmar que esta unidade compartilhada de projetos é mais eficiente, mais eficaz e mais efetiva que a estrutura organizacional funcional anterior quanto a maior pontualidade, melhor planejamento, menores atrasos e maior dedicação aos projetos.

In this work we used the case study method to study a large Brazilian public financial institution decided to replace the functional organizational structure for other that could be shared by other organizational units. This research analyzes the performance of this shared unit designs, a matrix organization of projects, created as a shared service center. The concentration of projects in this center sought expected among other shared service centers to improve project performance, as the greatest punctuality, better planning, control delays and greater dedication to project benefits. But there were no indicators for verification of improvement after the implementation of the new organizational arrangement and therefore it was not possible to say that their performance had improved as expected. New indicators were then used to make the diagnosis allowed the performance of projects before and after organizational change. For this information in the monitoring reports of the Project Office for the period 2009-2013 to obtain indicators of efficiency, efficacy and effectiveness were used. These indicators allow us to affirm that this shared drive projects is more efficient, more effective and more effective than previous functional organizational structure and the more timely, better planning, reduced delays and greater dedication to projects.