Contribuições para o aperfeiçoamento de termos de referência voltados a contratações de serviços de natureza predominantemente intelectual

Abstract

A fase interna da licitação, e em específico o termo de referência, parece não receber a devida atenção do gestor público. Por meio da análise de excertos do Termo de Referência (TR) de uma licitação pública voltada à contratação de serviços de natureza eminentemente intelectual, foi possível identificar a forma vaga com a qual determinada atividade integrante do objeto da contratação foi descrita. Contudo, ao se analisar o processo de licitação, verificou-se que não houve dificuldade para os concorrentes elaborarem suas propostas em relação à referida atividade, não tendo sido apresentados questionamentos à comissão, tampouco impugnação. Verificou-se, ainda, que tais propostas reproduziram a forma genérica do TR, indicando a possibilidade de surgirem problemas durante a fase de execução dos serviços. Com o intuito de mitigar esse risco específico, uma vez que existem outras variáveis que podem afetar a entrega do objeto, foram apresentadas sugestões de mecanismos aptos a auxiliar o gestor na elaboração de um TR que não impacte a qualidade da execução do ajuste, por meio da descrição adequada das atividades buscadas, bem como das necessidades da Administração. São eles a sondagem de mercado, as audiências e consultas públicas, e os grupos de trabalho. Tais mecanismos foram extraídos da literatura especializada e de levantamento de dados concretos sobre instrumentos existentes e utilizados pela Administração.

The internal phase of the bidding process, and specifically the term of reference, does not seem to receive the proper attention from the public manager. Through the analysis of excerpts from the Term of Reference (TR) of a public bidding process for the hiring of services of an eminently intellectual nature, it was possible to identify the vagueness with which a certain activity that was part of the contracting object was described. However, when analyzing the bidding process, it was verified that the bidders did not face difficulties to elaborate their proposals about the same activity, since they did not make any question to the commission, nor initiate a challenge procedure. The proposals, however, were also generic, indicating the possibility of problems coming up during the execution phase of the services. In order to mitigate this specific risk, since there are other variables that are able to affect the delivery of the object, this paper offers suggestions of mechanisms that can help manager to prepare a TR that does not impact the execution’s quality, through the adequate description of the desired activities or the Administration's needs. Those suggestions involve market sounding, public hearings and public consultations, and working groups. Such mechanisms were learned from specialized literature and from a concrete data about existing instruments used by the Administration.