Como a transformação digital pode impactar o gerenciamento do fluxo de leitos nos hospitais?

Abstract

O planejamento da capacidade hospitalar é um problema na área da saúde. A transformação digital (TD), que tem como definição o uso de novas tecnologias digitais que possibilitam grandes melhorias no negócio, e influencia todos os aspetos da vida dos clientes, tem siso utilizada na resolução de problemas tradicionais. Diante deste contexto, o objetivo deste trabalho foi verificar como a TD pode impactar o gerenciamento do fluxo de leitos de hospitais, na percepção dos gestores que participam do processo de gestão de leitos, seja como solicitantes de vagas ou como controladores de leitos. Metodologia: Trata-se de uma pesquisa qualitativa, de cunho exploratório, onde foram realizadas entrevistas com os gestores responsáveis pelo gerenciamento de leitos do hospital. Optou-se pelo estudo de caso único, onde a instituição pesquisada é um hospital geral quarternário e privado, localizado na cidade de São Paulo-Brasil. Este hospital possui 529 leitos e uma média de saídas hospitalares de 2.032 pacientes por ano. As entrevistas foram analisadas por meio de dois métodos: análise de conteúdo e mineração de dados. As entrevistas foram classificadas nos elementos que caracterizam a TD, conforme Reis et al. (2018): Tecnológico, Organizacional e Social. Os resultados indicam que 68% dos gestores acreditam que a transformação tem sido aplicada total ou parcialmente. No entanto, 100% apresentam sugestões de melhoria nas tecnologias utilizadas, sendo, portanto, o ponto principal de acréscimo de inteligência nas ferramentas existentes, possibilitando informações adequadas em tempo necessário para tomada de decisão. Os benefícios potenciais após a implementação da TD mais citados foram: ter uma tecnologia mais amigável, o ganho de eficiência e a satisfação dos colaboradores e pacientes. As principais dificuldades relatadas foram a integração dos sistemas, a manutenção dos mesmos, a disponibilização das informações em tempo real, a instituição de novos processos, tempo de implantação e os desconfortos que a transparência possa gerar e, por fim, a dificuldade relacionada à cultura e às mudanças organizacionais que precisam ser feitas. O resultado desta pesquisa revela que a transformação digital pode, positivamente, impactar o fluxo de gerenciamento de leitos, sendo crucial para o sucesso da TD considerar os três elementos: tecnológico, organizacional e social. O tecnológico por meio de ferramentas inteligentes que fornecem informações em tempo real; o organizacional na reavaliação dos processos e das políticas institucionais; e o social na incorporação da participação dos colaboradores em todo o processo, com o objetivo de mitigar os desconfortos causados pelas mudanças necessárias.

Hospital capacity planning is a significant healthcare issue. Digital Transformation (DT) is defined as the application of digital technology to transform services or businesses to improve efficiency, which affects all aspects of the patients’ and caregiving administrators’ lives. It has been successfully applied in the solution of traditional problems. Within this context, this study aims to verify how DT can impact hospital bed management flow in the perception of the managers, who participate in the bed management process, either as bed vacancy seekers or as controllers. Methodology: Qualitative exploratory research was applied, in which interviews were conducted with the managers responsible for the management of hospital beds. We opted for the single case study, and the researched institution is a general and private general hospital located in the city of São Paulo-Brazil. This institution offers 529 beds with an average of 2032 patients per year. We applied two methods to analyze these interviews: content analysis and data mining. The interviews were classified into the elements that characterize DT, according to Reis et al. (2018): Technological, Organizational, and Social. 68% of managers believe that the transformation has been applied in whole or in part. However, 100% present suggestions for improvements in the technologies used, and as such, they highlight the necessary intelligence increase within the existing tools, thus allowing adequate information flow in the time needed for decision-making. After implementing DT, the most cited potential benefits were having a friendlier technology, gaining efficiency, and the improved satisfaction of employees and patients. The main difficulties were the integration of the systems, their maintenance, the availability of information in real-time, the implementation of new processes, time for their implementation, the discomfort that transparency can generate, and finally, the difficulties related to the culture and to the changes that need to be made in the organization. The result of this research reveals that DT can positively impact the bed management flow; however, three aspects must be considered to the DT succeed: technological, organizational, and social. The technological element refers to intelligent tools that provide information in real-time; the organizational aspect refers to the re-evaluation of institutional processes and policies; and the social aspect requires employee participation throughout the entire process in order to mitigate any discomfort caused by the necessary changes.