A influência da obrigatoriedade fiscal na informatização das pequenas empresas

Abstract

O presente estudo está inserido no campo da Administração de Sistemas de Informações e objetiva analisar a informatização das empresas de pequeno porte, o Enterprise Resource Planning (ERP), o Software de Gestão Fiscal naqueles estabelecimentos, bem como as obrigações fiscais que os influenciam na adoção de sistemas de informação. A complexidade da legislação fiscal e a adoção de ferramentas sistêmicas de automação da Administração Tributária no Brasil, nos últimos dez anos, compelem as pequenas empresas a implementar sistemas informáticos para geração, emissão e transmissão eletrônica de suas obrigações tributárias acessórias.Com a implantação do Sistema Público de Escrituração Digital (SPED) e da Nota Fiscal Eletrônica (NF-e), a partir do ano2007, houve uma mudança significativa na comunicação entre as empresas e os órgãos da administração tributária brasileira. Num passado não muito distante, as informações eram registradas fisicamente e, em seguida, disponibilizadas no mesmo formato ao governo. Desde 2007, as informações passaram a ser registradas e transmitidas eletronicamente.Assim, para concretizar o presente estudo, foi realizado uma revisão da literatura sobre as Obrigações Fiscais Acessórias Brasileiras, bem como os aspectos de Informatização das Pequenas Empresas, implementação deERP e Software de gestão fiscal. Propôs-se, para tanto, a utilização de uma metodologia qualitativa, com estratégia de estudos de casos múltiplos para a compreensão do fenômeno e posterior explicação.Seguindo tal técnica, foi utilizado o estudo estruturado de dezessete empresas, abarcando esta análise o entendimento de suas respectivas obrigatoriedades legais e o aprofundamento do tema a partir de um questionário semiestruturado com número menor de estabelecimentos. Ressalta-se que nesta última etapa foram utilizadas três empresas, dentre elas,uma que desempenha exclusivamente atividades de comércio, uma prestadora de serviços e outra que desempenha tanto a atividade de comércioquanto a prestação de serviços. As entrevistas foram gravadas, tendo-se como interlocutores os gestores das empresas estudadas e que são usuárias de sistemas fiscais obrigatórios e governamentais. Além das entrevistas, utilizou-se dados secundários, como documentos fiscais, requisitos para a triangulação de fonte de dados.Inicialmente, a partir das respostas aos questionários, concluiu-se que as dezessete empresas (prestadoras de serviços) sofreram pouco impacto em relação às tecnologias disponíveis para o cumprimento das obrigações fiscais. Isso se justifica na medida em que alguns estabelecimentos escolheram sistemas em Cloud Computing, associado a ERP, para cumprir com obrigações contábeis. Em seguida, dentro desse espaço amostral, foram escolhidas três empresas, fazendo-se, por conseguinte, o aprofundamento por meio de questionários semiestruturados. Nesta segunda etapa, percebeu-se, sobretudonas empresas que desempenhamatividades de comércio, que a Nota Fiscal Eletrônica (NF-e) impactou severamente a rotina tecnológica dos estabelecimentos. Estas,por serem geradas dentro do âmbito empresarial, aumentaram gastos, impondo àquelas empresas compra de equipamentos informáticos (novos computadores, impressoras, leitores ópticos, melhorias inerentes às redes de internet), bem como treinamentos específicos para o manuseio do sistema de forma a cumprir com a obrigatoriedade fiscal. De fato, a dificuldade de entendimento acerca do funcionamento do sistema deu-se em razão da falta de participação do estado no sentido de orientar e esclarecer as dúvidas que surgiram na implementação da NF-e.As três empresas foram categóricas em afirmar a prescindibilidade da informatização para a execução de suas atividades. Em decorrência disso, o descontentamento entre gestores e proprietários é patente, uma vez que arcaram com custos não previstos que, de forma direta, impactaram financeiramente oorçamento. Frisa-se que todos os entrevistados não se manifestaram positivamente em relação à implementação do sistema de NF-e.

This study is inserted in the field of Information Systems Administration and aims to analyze the computerization of small businesses, Enterprise Resource Planning (ERP), Tax Management Software in those establishments, as well as the tax obligations that influence their adoption of information systems. The complexity of tax legislation and the adoption ofsystemic tax administration automation tools in Brazil over the past ten years have compelled small businesses to implement computer systems for the generation, issuance and electronic transmission of their ancillary tax obligations.With the implementation of the Public Digital Bookkeeping System (SPED) and the Electronic Invoice (NF-e), from 2007, there was a significant change in the communication between the companies and the Brazilian tax administration agencies. In the recent past, information was physically recorded and then made available in the same format to the government. Since 2007, information has been recorded and transmitted electronically.Thus, to carry out the present study, a literature review was performed on the Brazilian Accessory TaxObligations, as well as the aspects of Small Business Informatization, ERP implementation and Tax Management Software. Therefore, it was proposed to use a qualitative methodology, with strategy of multiple case studies to understand the phenomenon and further explanation.Following this technique, we used a structured study of seventeen companies, covering this analysis the understanding of their respective legal obligations and the deepening of the theme from a semi-structured questionnaire with fewer establishments. It is noteworthy that, in this last stage, three companies were used, among them, one that performs exclusively trading activities, one that provides services and the other that performs both commerce and services. The interviews were recorded, having as interlocutors the managers of the companies studied and who are users of compulsory and governmental tax systems. In addition to the interviews, secondary data were used, such as tax documents, requirements for data source triangulation.Initially, from the replies to the questionnaires, it was concluded that the seventeen companies (service providers) had little impact on the technologies available for tax compliance. This is justified as some merchants have chosen ERP associated Cloud Computingsystems to comply with accounting obligations. Then, within this sample space, three companies were chosen and, therefore, deepened through semi-structured questionnaires. In this second stage, it was noticed, especially in companies that perform trade activities, that the electronic invoice (NF-e) severely impacted the technological routine of the establishments. The electronic invoices, being generated within the business environment, increased expenses, requiring those companies to buy computer equipment (new computers, printers, optical readers, improvements inherent to internet networks), as well as specific training for handling the computer system to comply with the tax obligation. In fact, the difficulty of understanding about the operation of the system was due to the lack of state participation in guiding and clarifying the doubts that arose in the implementation of the NF-e.The three companies were categorical in stating the need for computerization to perform their activities. As a result, discontent between managers and owners is evident, as they bear unforeseen costs that directly impacted the budget financially. It is emphasized that all respondents did not express positively regarding the implementation of the NF-e system.